Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf makiro.de und in der makiro-Anwendung ist:

Tojiki — Inhaber Jakob Mayr
Kirchweg 30, 83043 Bad Aibling
Telefon: +49 171 264 95 80
E-Mail: info@tojiki.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten, die im Rahmen Ihres Nutzerkontos anfallen — Registrierung, Nutzung der Anwendung, Abrechnung, Support.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie als Nutzer in makiro einbringen oder über die Anwendung verarbeiten lassen — insbesondere die Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden (E-Mails, Nachrichten, Termine, Dokumente, Anfragen über Ihre Website). Hierfür sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir handeln ausschließlich nach Ihren Weisungen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Anfrage unter info@tojiki.de bereit.

Die Anwendung und die öffentlichen Websites werden bei der Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Die Ausführung der Serverfunktionen ist auf die Region Frankfurt am Main („fra1“) festgelegt.

Beim Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Referrer, User-Agent), um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die Anmeldung nutzen wir Neon Auth, einen Dienst der Neon Inc. (USA). Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name (soweit angegeben) sowie Anmeldezeitpunkte und Sitzungsinformationen. Wenn Sie sich über Google anmelden, erhalten wir von Google Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Google-Nutzerkennung; Ihr Google-Passwort erhalten wir zu keinem Zeitpunkt.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Sitzung wird über ein technisch notwendiges Cookie gehalten.

Anwendungsdaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank der Neon Inc. mit Serverstandort Frankfurt am Main (AWS-Region eu-central-1) gespeichert. Besonders sensible Inhalte — Nachrichten und Betreffzeilen, Antwortentwürfe und Notizen, Kontaktdetails, Aufgaben, Gesprächstranskripte sowie die Zugangsdaten zu verbundenen Konten — werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Welche Daten zu welchem Konto gehören, erzwingt dabei die Datenbank selbst und nicht nur die Anwendung.

Hochgeladene und generierte Dateien (Dokumente, Bilder) speichern wir in Vercel Blob. Diese Dateien sind nicht öffentlich abrufbar; der Zugriff erfolgt ausschließlich über zugriffsgeschützte Download-Routen der Anwendung.

Das Onboarding und Teile der Anwendung können als Sprachgespräch mit einem KI-Agenten geführt werden. Hierfür setzen wir ElevenLabs Inc. (USA) ein. Verarbeitet werden Ihre Spracheingaben, das daraus erzeugte Transkript und die Gesprächsmetadaten.

Vor Beginn des Gesprächs werden Sie darüber informiert, dass das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert wird und dass Sie mit einem KI-Agenten und nicht mit einem Menschen sprechen; die Verarbeitung erfolgt erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Rohtranskripte und Audioreferenzen werden automatisch 30 Tage nach dem Gespräch gelöscht. Erhalten bleiben nur die daraus abgeleiteten strukturierten Angaben, auf denen Ihre Strategie- und Inhaltsdokumente beruhen.

Zur Erzeugung von Texten, Zusammenfassungen, Antwortvorschlägen und Strategieinhalten übermitteln wir die dafür erforderlichen Inhalte an einen KI-Anbieter. Eingesetzt wird die Anthropic PBC (USA).

Übermittelt werden ausschließlich die für die jeweilige Aufgabe nötigen Inhalte (z. B. der Text einer Nachricht, Ihre Profil- und Strategieangaben). Nach den Bedingungen des Anbieters werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie Ihr Gmail-Postfach verbinden, greifen wir über die Google-API mit den von Ihnen erteilten Berechtigungen auf Ihre E-Mails zu, um sie in Ihrem Posteingang darzustellen, zu sortieren, zusammenzufassen, Antwortentwürfe zu erstellen und Nachrichten auf Ihre Anweisung hin zu archivieren oder zu versenden.

Die Nutzung der von Google-APIs empfangenen Daten erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Diese Daten werden nicht für Werbung genutzt, nicht an Dritte verkauft und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen trennen und den Zugriff zusätzlich in Ihrem Google-Konto widerrufen.

Wenn Sie Ihren Google-Kalender verbinden, lesen wir Termine und freie Zeiten aus, stellen sie in der Anwendung dar und legen auf Ihre Anweisung hin Termine an, ändern oder löschen sie. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden.

Sofern Sie ein Instagram-Konto verbinden, übermitteln wir die von Ihnen freigegebenen Inhalte (Text, Bilder) zur Veröffentlichung an die Meta Platforms Ireland Ltd. Die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anweisung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verarbeitung innerhalb der Meta-Plattformen ist Meta eigenständig verantwortlich.

Mit dem Web-Modul erstellte öffentliche Websites unter *.makiro.site setzen keine Cookies und keine Analysewerkzeuge ein. Wenn Besucher das dortige Kontaktformular nutzen, werden die angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachricht) in den Posteingang des jeweiligen Betriebs übertragen und dort verarbeitet. Verantwortlich hierfür ist der jeweilige Betrieb; wir handeln als Auftragsverarbeiter.

Für Abonnements nutzen wir die Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande). Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements werden die für die SEPA-Lastschrift erforderlichen Daten (Name, Bankverbindung, Mandats- und Zahlungsdaten) direkt bei Mollie erhoben und dort verarbeitet. Wir selbst speichern lediglich die Kunden-, Mandats- und Abonnementkennungen sowie den Zahlungsstatus.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir setzen technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung ein. Diese sind für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zur Produktanalyse nutzen wir PostHog (PostHog Inc., USA) auf der EU-Infrastruktur des Anbieters (eu.posthog.com). Die Erfassung ist standardmäßig deaktiviert und startet erst, nachdem Sie in der Anwendung eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Zuordnung erfolgt ausschließlich über eine zufällige Kontokennung; Namen oder E-Mail-Adressen werden nicht an PostHog übermittelt. Die Anfragen laufen über unsere eigene Domain (/ingest). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; bei Löschung Ihres Kontos wird das zugehörige Analyseprofil ebenfalls gelöscht.

Wenn Sie über die Anwendung Feedback senden, wird Ihre Nachricht in einen internen Slack-Kanal (Slack Technologies Ltd., Irland) übertragen, damit wir sie bearbeiten können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes und an der Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA (Vercel, Neon, PostHog, ElevenLabs, Anthropic, Google). Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise — soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist — auf einen Angemessenheitsbeschluss im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Kopien der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

• Konto- und Anwendungsdaten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses.
• Rohtranskripte von Sprachgesprächen: 30 Tage.
• Von Ihnen archivierte Nachrichtenverläufe: 365 Tage ab der letzten Nachricht des Verlaufs; danach werden Verlauf, Nachrichten, Entwürfe und Rückmeldungen automatisch gelöscht. Was im Posteingang liegt oder zurückgestellt ist, bleibt unabhängig vom Alter erhalten.
• Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8 bis 10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB).
• Übrige Daten: Löschung, sobald der Zweck entfällt oder Sie Ihr Konto löschen. Die Kontolöschung entfernt Ihre Daten aus unserer Datenbank sowie die zugehörigen Dateien, Gesprächsaufzeichnungen beim Sprachanbieter, Ihr Analyseprofil und Ihre Anmeldung beim Authentifizierungsdienst einschließlich der dort gespeicherten E-Mail-Adresse und der Verknüpfung zu Ihrem Google-Konto.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dazu an info@tojiki.de. Ihr Konto samt zugehöriger Daten können Sie zusätzlich jederzeit selbst in den Einstellungen der Anwendung löschen; ein laufendes Abonnement wird dabei gekündigt.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Funktionen der Anwendung oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.