Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf makiro.de und in der makiro-Anwendung ist:

Tojiki — Inhaber Jakob Mayr
Kirchweg 30, 83043 Bad Aibling
Telefon: +49 171 264 95 80
E-Mail: info@tojiki.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten, die im Rahmen Ihres Nutzerkontos anfallen — Registrierung, Nutzung der Anwendung, Abrechnung, Support.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie als Nutzer in makiro einbringen oder über die Anwendung verarbeiten lassen — insbesondere die Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden (E-Mails, Nachrichten, Termine, Dokumente, Buchungen über Ihre Buchungsseite). Hierfür sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir handeln ausschließlich nach Ihren Weisungen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Anfrage unter info@tojiki.de bereit.

Die Anwendung einschließlich der öffentlichen Buchungsseiten wird bei der Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Die Ausführung der Serverfunktionen ist auf die Region Frankfurt am Main („fra1“) festgelegt.

Beim Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Referrer, User-Agent), um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die Anmeldung nutzen wir Neon Auth, einen Dienst der Neon Inc. (USA). Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name (soweit angegeben) sowie Anmeldezeitpunkte und Sitzungsinformationen. Wenn Sie sich über Google anmelden, erhalten wir von Google Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Google-Nutzerkennung; Ihr Google-Passwort erhalten wir zu keinem Zeitpunkt. Die Anmeldung allein gewährt uns keinen Zugriff auf Ihr Postfach, Ihren Kalender oder Ihre Kontakte — diesen erteilen Sie nur, wenn Sie ein Konto gesondert verbinden (Abschnitte 8 bis 10).

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Sitzung wird über ein technisch notwendiges Cookie gehalten.

Beim Anlegen Ihres Kontos speichern wir, falls vorhanden, die Kampagnenkennung des Links, über den Sie gekommen sind (utm-Parameter), die Klick-ID einer Google-Anzeige (gclid) und die Domain der Seite, die auf uns verwiesen hat. So verstehen wir, über welche Wege Kunden zu uns finden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bewertung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Ihrem Endgerät wird dafür nichts gespeichert; die Angaben werden mit Ihrem Konto gelöscht.

Anwendungsdaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank der Neon Inc. mit Serverstandort Frankfurt am Main (AWS-Region eu-central-1) gespeichert. Besonders sensible Inhalte — Nachrichten und Betreffzeilen, Antwortentwürfe und Notizen, Kontaktdetails, Aufgaben, Gesprächstranskripte sowie die Zugangsdaten zu verbundenen Konten — werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Welche Daten zu welchem Konto gehören, erzwingt dabei die Datenbank selbst und nicht nur die Anwendung.

Hochgeladene und generierte Dateien (Dokumente, Bilder) speichern wir in Vercel Blob. Diese Dateien sind nicht öffentlich abrufbar; der Zugriff erfolgt ausschließlich über zugriffsgeschützte Download-Routen der Anwendung.

Das Onboarding und Teile der Anwendung können als Sprachgespräch mit einem KI-Agenten geführt werden. Hierfür setzen wir ElevenLabs Inc. (USA) ein. Verarbeitet werden Ihre Spracheingaben, das daraus erzeugte Transkript und die Gesprächsmetadaten.

Vor Beginn des Gesprächs werden Sie darüber informiert, dass das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert wird und dass Sie mit einem KI-Agenten und nicht mit einem Menschen sprechen; die Verarbeitung erfolgt erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Rohtranskripte und Audioreferenzen werden automatisch 30 Tage nach dem Gespräch gelöscht. Erhalten bleiben nur die daraus abgeleiteten strukturierten Angaben, auf denen Ihre Strategie- und Inhaltsdokumente beruhen.

Zur Erzeugung von Texten, Zusammenfassungen, Antwortvorschlägen und Strategieinhalten übermitteln wir die dafür erforderlichen Inhalte an einen KI-Anbieter. Welcher Anbieter welche Aufgabe übernimmt, legen wir je Aufgabe fest; eingesetzt werden ausschließlich die beiden folgenden:

• Mistral AI SAS (15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich) für alle Aufgaben rund um Ihr Postfach und Ihre Termine: Sortieren eingehender Nachrichten, Zusammenfassen von Newslettern, Antwortentwürfe, Erkennen von Terminvorschlägen, Ableiten Ihrer Arbeitsanweisungen und die Tagesübersicht sowie die Einordnung, ob ein Instagram-Kommentar eine Antwort braucht. Postfachinhalte werden damit für diese Aufgaben innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.
• Anthropic PBC (USA) für die übrigen Funktionen, etwa den Hilfe-Chat, Onboarding- und Profilgespräche, Strategie- und Marketinginhalte, einschließlich einer monatlichen Websuche zu aktuellen Formaten auf Instagram und LinkedIn, für die wir Ihr Gewerk, Ihr Angebot, Ihre Zielkunden und Ihren Ort übermitteln, sowie die Erstellung von Dokumenten wie Angeboten und Rechnungen — auch dann, wenn Sie ein Dokument aus einer Nachricht heraus erstellen. Antwortvorschläge zu Instagram-Kommentaren erzeugt das für Ihr Konto eingesetzte der beiden Modelle.

Übermittelt werden ausschließlich die für die jeweilige Aufgabe nötigen Inhalte (z. B. der Text einer Nachricht, Ihre Profil- und Strategieangaben). Beide Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Nach den Bedingungen der Anbieter werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie Ihr Gmail-Postfach verbinden, greifen wir über die Google-API mit den von Ihnen erteilten Berechtigungen auf Ihre E-Mails zu, um sie in Ihrem Posteingang darzustellen, zu sortieren, zusammenzufassen, Antwortentwürfe zu erstellen und Nachrichten auf Ihre Anweisung hin zu archivieren oder zu versenden. Ihre Google-Kontakte lesen wir, um Absender Ihren Kontakten zuzuordnen; Ihr Adressbuch verändern wir nicht.

Makiro ist für Ihren Betrieb gedacht. Die Kontakte eines verbundenen Kontos sind für alle Mitglieder Ihres Betriebs sichtbar, auch wenn das Postfach privat ist. Die E-Mails eines Postfachs sehen die Mitglieder, solange es im Betrieb geteilt ist; auf „Nur ich“ stellen Sie es in den Einstellungen um. Darauf weisen wir auch beim Verbinden hin.

Die Nutzung der von Google-APIs empfangenen Daten erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Diese Daten werden nicht für Werbung genutzt, nicht an Dritte verkauft und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen trennen und den Zugriff zusätzlich in Ihrem Google-Konto widerrufen.

Wenn Sie Ihren Google-Kalender verbinden, lesen wir Termine und freie Zeiten aus, stellen sie in der Anwendung dar und legen auf Ihre Anweisung hin Termine an, ändern oder löschen sie. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden.

Wenn Sie Ihr Microsoft-Konto verbinden — ein privates Konto (etwa Outlook.com, Hotmail) oder ein Microsoft-365-Konto Ihres Betriebs —, greifen wir über die Microsoft-Graph-Schnittstelle mit den von Ihnen erteilten Berechtigungen auf Ihr Postfach, Ihren Kalender und Ihre Kontakte zu. Verarbeitet werden:

• E-Mails einschließlich Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhängen, um sie in Ihrem Posteingang darzustellen, zu sortieren, zusammenzufassen, Antwortentwürfe zu erstellen und Nachrichten auf Ihre Anweisung hin zu archivieren, weiterzuleiten oder zu versenden;
• Termine und freie Zeiten Ihrer Kalender, um sie in der Anwendung darzustellen und auf Ihre Anweisung hin Termine anzulegen, zu ändern oder zu löschen;
• Kontakte aus Ihrem Standard-Adressbuch (Name, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firma, Position, Anschriften), um Absender Ihren Kontakten zuzuordnen. Kontakte werden nur gelesen; Ihr Adressbuch verändern wir nicht. Die beim Verbinden angefragte Berechtigung umfasst auch das Schreiben von Kontakten; wir nutzen sie derzeit nicht und passen diese Erklärung an, bevor sich das ändert;
• Ihre E-Mail-Adresse und Kontokennung bei Microsoft sowie die Zugangstoken, um die Verbindung Ihrem Konto zuzuordnen und aufrechtzuerhalten. Die Zugangstoken speichern wir verschlüsselt; Ihr Microsoft-Passwort erhalten wir zu keinem Zeitpunkt.

Wie bei Google (Abschnitt 8): Die Kontakte eines verbundenen Kontos sind für alle Mitglieder Ihres Betriebs sichtbar, die E-Mails nur, solange das Postfach im Betrieb geteilt ist.

Diese Daten werden nicht für Werbung genutzt, nicht an Dritte verkauft und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Für die in Abschnitt 7 beschriebenen Funktionen übermitteln wir die jeweils erforderlichen Inhalte an die dort genannten KI-Anbieter.

Ihr Postfach, Ihr Kalender und Ihr Adressbuch werden bei Microsoft auf Grundlage Ihres eigenen Vertrags mit Microsoft geführt — bei Konten im Europäischen Wirtschaftsraum in der Regel mit der Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland), deren Konzernmutter die Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA) ist. Microsoft ist insoweit nicht unser Auftragsverarbeiter. Microsoft ist Empfänger der Daten, die wir auf Ihre Anweisung dorthin übermitteln: von Ihnen versandte Nachrichten und Weiterleitungen samt Anhängen, angelegte, geänderte oder gelöschte Termine sowie der Archivstatus von Nachrichten.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die aus Ihrem Microsoft-Konto übernommenen Nachrichten unterliegen denselben Speicherfristen wie alle übrigen Nachrichten (Abschnitt 17): archivierte Verläufe löschen wir 365 Tage nach ihrer letzten Nachricht automatisch.

Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen trennen. Dabei löschen wir die gespeicherten Zugangstoken sowie die über dieses Konto übernommenen Nachrichtenverläufe und Kontakte. Anders als Google bietet Microsoft keine Möglichkeit, die einer Anwendung erteilte Berechtigung von unserer Seite aus zu widerrufen. Nach dem Trennen verwenden wir die Verbindung nicht mehr; die Berechtigung selbst entziehen Sie bei Microsoft — für ein Geschäfts- oder Schulkonto unter myapps.microsoft.com, für ein privates Konto unter account.microsoft.com.

Sie können ein E-Mail-Konto eines beliebigen Anbieters (etwa GMX, web.de, IONOS, Strato) über die Standardprotokolle IMAP und SMTP verbinden. Dafür geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, bei Bedarf einen abweichenden Benutzernamen, die Serveradressen und eine CalDAV-Adresse für Ihren Kalender. Manche Anbieter verlangen dafür ein eigenes App-Passwort. Verarbeitet werden:

• Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Passwort). Weil IMAP keine andere Anmeldung kennt, müssen wir das Passwort speichern, um Ihr Postfach regelmäßig abzurufen; wir speichern es verschlüsselt. Serveradressen und Ports speichern wir unverschlüsselt;
• E-Mails in Ihrem Posteingang einschließlich Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und der Angaben zu Anhängen (Name, Typ, Größe), um sie darzustellen, zu sortieren, zusammenzufassen und Antwortentwürfe zu erstellen. Anhänge selbst rufen wir erst ab, wenn Sie sie öffnen. Auf Ihre Anweisung versenden wir Nachrichten über SMTP, legen eine Kopie im Ordner „Gesendet“ ab und verschieben archivierte Verläufe in den Archiv-Ordner Ihres Postfachs; fehlt einer dieser Ordner, legen wir ihn an. Wir löschen keine E-Mails;
• über CalDAV die Termine Ihrer Kalender, um sie darzustellen und auf Ihre Anweisung hin Termine anzulegen, zu ändern oder zu löschen;
• über CardDAV die Kontakte Ihrer Adressbücher (Name, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firma, Anschriften, Notiz), um Absender Ihren Kontakten zuzuordnen. Kontakte werden nur gelesen; Ihr Adressbuch verändern wir nicht.

Um die Server Ihres Anbieters zu ermitteln, nutzen wir zuerst eine eingebaute Liste verbreiteter Anbieter. Ist Ihr Anbieter nicht darunter, fragen wir die öffentliche Konfigurationsdatenbank von Mozilla Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net) ab; dabei übermitteln wir nur die Domain Ihrer E-Mail-Adresse, nicht die Adresse selbst. Für Kalender und Kontakte fragen wir zusätzlich die DNS-Einträge Ihrer Domain ab. Anschließend melden wir uns mit Ihren Zugangsdaten bei den so ermittelten Servern Ihres Anbieters oder Ihrer Domain an, bis eine Anmeldung gelingt. Alle Verbindungen laufen verschlüsselt (TLS); eine unverschlüsselte Verbindung bauen wir nicht auf.

Wie bei Google (Abschnitt 8): Die Kontakte eines verbundenen Kontos sind für alle Mitglieder Ihres Betriebs sichtbar, die E-Mails nur, solange das Postfach im Betrieb geteilt ist. Für die in Abschnitt 7 beschriebenen Funktionen übermitteln wir die jeweils erforderlichen Inhalte an die dort genannten KI-Anbieter. Diese Daten werden nicht für Werbung genutzt und nicht an Dritte verkauft.

Ihr Postfach, Ihr Kalender und Ihr Adressbuch werden bei Ihrem Anbieter auf Grundlage Ihres eigenen Vertrags mit ihm geführt; er ist insoweit nicht unser Auftragsverarbeiter. Er ist Empfänger der Daten, die wir auf Ihre Anweisung dorthin übermitteln: von Ihnen versandte Nachrichten samt Anhängen, angelegte, geänderte oder gelöschte Termine sowie das Verschieben archivierter Verläufe.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Übernommene Nachrichten unterliegen denselben Speicherfristen wie alle übrigen Nachrichten (Abschnitt 17). Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen trennen. Dabei löschen wir Ihre gespeicherten Zugangsdaten sowie die über dieses Konto übernommenen Nachrichtenverläufe und Kontakte; Ihr Postfach beim Anbieter bleibt unverändert. Haben Sie ein App-Passwort verwendet, können Sie es danach bei Ihrem Anbieter widerrufen.

Instagram. Sofern Sie ein Instagram-Konto verbinden, übermitteln wir die von Ihnen freigegebenen Inhalte (Text, Bilder) zur Veröffentlichung an die Meta Platforms Ireland Ltd. Die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anweisung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verarbeitung innerhalb der Meta-Plattformen ist Meta eigenständig verantwortlich.

Beim Verbinden speichern wir die Instagram-Nutzer-ID, den Nutzernamen und das Zugriffstoken; das Token liegt verschlüsselt vor. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir das Token und die Verbindung; Instagram-Nutzer-ID und Nutzername bleiben nur an den Direktnachrichten in Ihrem Posteingang erhalten (siehe unten). Meta kann eine Löschung auch selbst anstoßen, etwa wenn Sie den Zugriff in Ihrem Meta-Konto widerrufen; wir setzen eine solche Löschanfrage dann auf unserer Seite um.

Für Beiträge, die Sie über Makiro auf Instagram veröffentlicht haben, rufen wir zusätzlich Kennzahlen (Likes, Kommentare, Teilungen, Speicherungen, Reichweite, Aufrufe) und die Kommentare darunter samt Instagram-Nutzernamen der Kommentierenden ab. Die Kommentare und die Antwortvorschläge dazu speichern wir verschlüsselt, 180 Tage ab dem Kommentar. Ob ein Kommentar eine Antwort braucht, lassen wir von Mistral AI SAS einordnen; für Antwortvorschläge geht der Kommentar mit der Bildunterschrift an das für Ihr Konto eingesetzte Sprachmodell (beide Anbieter siehe Abschnitt 7). Eine Antwort veröffentlichen wir nur, wenn Sie sie selbst absenden. Trennen Sie die Verbindung oder stößt Meta eine Löschung an, löschen wir Kennzahlen, Kommentare und Antwortvorschläge mit.

Schicken Kunden Direktnachrichten an Ihr verbundenes Instagram-Konto, verarbeiten wir sie mit dem Instagram-Nutzernamen des Kunden (fehlt er, mit seinem Anzeigenamen) und dem Zeitpunkt, um sie in Ihrem Posteingang anzuzeigen und Antworten vorzubereiten. Wir speichern sie verschlüsselt wie Postfachnachrichten. Für Antwortvorschläge geht die Nachricht an das für Ihr Konto eingesetzte Sprachmodell (Abschnitt 7). Eine Antwort senden wir nur, wenn Sie sie selbst absenden. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir Token und Verbindung, die Unterhaltungen bleiben aber samt Instagram-Nutzer-ID und Nutzernamen Ihres Kontos in Ihrem Posteingang lesbar; antworten lässt sich dann nicht mehr. Nicht archivierte Unterhaltungen bleiben, bis Sie sie archivieren oder löschen; archivierte löschen wir 365 Tage nach der letzten Nachricht. Stößt Meta eine Löschung an oder löschen Sie Ihr Makiro-Konto, löschen wir das Kanal-Konto und alle Instagram-Unterhaltungen.

YouTube. Sofern Sie einen YouTube-Kanal verbinden, nutzen wir die YouTube API Services der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), um die von Ihnen freigegebenen Videos samt Titel und Beschreibung auf Ihrem Kanal zu veröffentlichen. Die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anweisung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit dem Verbinden stimmen Sie den Nutzungsbedingungen von YouTube zu; für die Verarbeitung durch Google gilt die Datenschutzerklärung von Google.

Beim Verbinden speichern wir die Kanal-ID, den Kanalnamen, die von Ihnen erteilten Berechtigungen sowie das Zugriffs- und das Aktualisierungstoken; beide Tokens liegen verschlüsselt vor. Die von der YouTube-API empfangenen Daten nutzen wir im Einklang mit der Google API Services User Data Policy (siehe Abschnitt 8) ausschließlich für die Veröffentlichung. Trennen Sie die Verbindung, widerrufen wir den Zugriff bei Google und löschen diese Daten. Den Zugriff können Sie zusätzlich jederzeit unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

LinkedIn. Sofern Sie Ihr persönliches LinkedIn-Profil verbinden, übermitteln wir die von Ihnen freigegebenen Inhalte (Text, Bilder) zur Veröffentlichung in Ihrem Namen an die LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anweisung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verarbeitung innerhalb von LinkedIn ist LinkedIn eigenständig verantwortlich; es gilt die Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.

Die Verbindung gehört der Person, die sie herstellt: Jedes Mitglied eines Betriebs verbindet sein eigenes Profil, und Beiträge werden ausschließlich im Namen der Person veröffentlicht, die sie veröffentlicht oder einplant. Beim Verbinden speichern wir die LinkedIn-Mitglieds-ID, Ihren Namen, das Zugriffstoken und dessen Ablaufdatum; das Token liegt verschlüsselt vor und verliert nach rund 60 Tagen seine Gültigkeit. Trennen Sie die Verbindung oder wird Ihr Konto gelöscht, löschen wir diese Daten und stornieren Ihre noch nicht veröffentlichten, geplanten LinkedIn-Beiträge. Den Zugriff von Makiro können Sie zusätzlich jederzeit in Ihren LinkedIn-Einstellungen unter linkedin.com/psettings/permitted-services widerrufen.

Über eine öffentliche Buchungsseite unter www.makiro.de/termin/… können Kundinnen und Kunden eines Betriebs Termine buchen. Bei einer Buchung verarbeiten wir die angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, bei Terminen vor Ort die Adresse sowie optional eine Nachricht), um den Termin in den Kalender des Betriebs einzutragen und die Buchung in dessen Posteingang zuzustellen. Die E-Mail-Adresse wird dem Termin als Teilnehmer hinzugefügt, sodass der Kalenderanbieter des Betriebs eine Einladung sendet. Verantwortlich hierfür ist der jeweilige Betrieb; wir handeln als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Buchung unterliegt denselben Speicherfristen wie alle übrigen Nachrichten (Abschnitt 17): archivierte Verläufe löschen wir 365 Tage nach ihrer letzten Nachricht automatisch.

Für Abonnements nutzen wir die Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande). Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements werden die für die SEPA-Lastschrift erforderlichen Daten (Name, Bankverbindung, Mandats- und Zahlungsdaten) direkt bei Mollie erhoben und dort verarbeitet. Wir selbst speichern lediglich die Kunden-, Mandats- und Abonnementkennungen sowie den Zahlungsstatus.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir setzen technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung ein. Diese sind für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zur Produktanalyse nutzen wir PostHog (PostHog Inc., USA) auf der EU-Infrastruktur des Anbieters (eu.posthog.com). Die Erfassung ist standardmäßig deaktiviert und startet erst, nachdem Sie in der Anwendung eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Zuordnung erfolgt ausschließlich über eine zufällige Kontokennung; Namen oder E-Mail-Adressen werden nicht an PostHog übermittelt. Die Anfragen laufen über unsere eigene Domain (/ingest). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; bei Löschung Ihres Kontos wird das zugehörige Analyseprofil ebenfalls gelöscht.

In der Anwendung können Sie über den Eintrag „Hilfe“ einen Hilfe-Chat öffnen, um Fragen zur Bedienung von makiro zu stellen und Feedback zu senden. Verarbeitet werden Ihre Nachrichten, die Seite der Anwendung, auf der Sie sich befinden, Ihre Rolle und die aktivierten Module Ihres Kontos. Die Antworten erzeugt ein KI-Sprachmodell; dafür werden diese Inhalte an den in Abschnitt 7 für die übrigen Funktionen genannten KI-Anbieter übermittelt.

Wenn die KI nicht weiterhelfen kann oder Sie mit dem Team sprechen möchten, kann das Makiro-Team die Unterhaltung einsehen und selbst antworten. Während ein Teammitglied die Unterhaltung übernommen hat, antwortet die KI nicht. Über neue Unterhaltungen und Weiterleitungen an das Team informiert uns ein interner Slack-Kanal (Slack Technologies Ltd., Irland); übertragen werden dabei nur Ihr Name, die aufgerufene Seite, ein Link zur Unterhaltung und — bei einer Weiterleitung — eine kurze, von der KI formulierte Begründung, nicht jedoch der Inhalt Ihrer Nachrichten im Hilfe-Chat.

Wenn Sie an anderer Stelle der Anwendung Feedback senden (etwa zu einem Antwortentwurf oder im Onboarding), wird Ihre Nachricht in einen internen Slack-Kanal (Slack Technologies Ltd., Irland) übertragen, damit wir sie bearbeiten können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes und an der Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Nachrichten des Hilfe-Chats werden verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert und 180 Tage nach der letzten Nachricht der Unterhaltung automatisch gelöscht; bei Löschung Ihres Kontos werden sie sofort mit entfernt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA (Vercel, Neon, PostHog, ElevenLabs, Anthropic, Google, Microsoft). Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise — soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist — auf einen Angemessenheitsbeschluss im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Kopien der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

• Konto- und Anwendungsdaten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses.
• Rohtranskripte von Sprachgesprächen: 30 Tage.
• Von Ihnen archivierte Nachrichtenverläufe: 365 Tage ab der letzten Nachricht des Verlaufs; danach werden Verlauf, Nachrichten, Entwürfe und Rückmeldungen automatisch gelöscht. Was im Posteingang liegt oder zurückgestellt ist, bleibt unabhängig vom Alter erhalten.
• Unterhaltungen im Hilfe-Chat: 180 Tage ab der letzten Nachricht der Unterhaltung.
• Kommentare unter Ihren über Makiro veröffentlichten Instagram-Beiträgen: 180 Tage ab dem Kommentar; die Antwortvorschläge dazu werden mit ihnen gelöscht.
• Instagram-Direktnachrichten: wie Postfachnachrichten, archivierte Unterhaltungen nach 365 Tagen ab der letzten Nachricht der Unterhaltung.
• Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8 bis 10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB).
• Übrige Daten: Löschung, sobald der Zweck entfällt oder Sie Ihr Konto löschen. Die Kontolöschung entfernt Ihre Daten aus unserer Datenbank sowie die zugehörigen Dateien, Gesprächsaufzeichnungen beim Sprachanbieter, Ihr Analyseprofil und Ihre Anmeldung beim Authentifizierungsdienst einschließlich der dort gespeicherten E-Mail-Adresse und der Verknüpfung zu Ihrem Google-Konto.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dazu an info@tojiki.de. Ihr Konto samt zugehöriger Daten können Sie zusätzlich jederzeit selbst in den Einstellungen der Anwendung löschen; ein laufendes Abonnement wird dabei gekündigt.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Funktionen der Anwendung oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.